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葬儀の受付係の役割と依頼先

葬儀の受付係の役割と依頼先

葬儀の受付係の役割と依頼先

葬儀に参列した際にまず目にする受付係。故人の親族は葬儀式に集中するため受付係は行わないことが多く、葬儀場のスタッフも金銭や個人情報を扱うことから基本的に受付係に立たないことが原則となります。
では、受付係は誰に頼んだら適切なのでしょうか。また、一般的に受付係にどんなことをお願いできるのか、受付係の基本的な役割についても解説いたします。

葬儀の受付係は誰に頼む?

一般的に葬儀の受付係は、故人や喪主の友人・知人や会社の同僚、または自宅の近隣住民、従兄弟など少し遠い親戚にお願いします。

特に、誰でなければならないといったしきたりなどはありません。親族で信頼のおける人を一人中心に置いて、お手伝いの方々で行うケースが多くあります。

故人に近い関係の人は亡くなった悲しみが強く、故人と最期のお別れをしっかりしたい方が多いことから、できるだけ受付に配慮しないことが理想です。
受付係には、3人~5人の方が必要です。また、香典を扱うので信頼のおける人に頼む必要性があります。葬儀は急遽行われることがほとんどなので、もし受付係を頼める人がいない場合は、代行業者に頼む方法も検討してみましょう。

受付係に担ってもらうこと

葬儀の受付係の役割と依頼先 受付係に担ってもらう受付の役割について、具体的に紹介します。

受付係はいつ頼まれるかわかりません。自分が頼まれた時にも困らないよう、受付係がなにをするのか、具体的にみていきましょう。

受付の準備

受付係は、参列者が来場する前までに受付準備を行うことが必要です。葬儀の規模にもよりますが目安としては、葬儀開始時間の30~60分前までに受付準備を完了させておきましょう。

受付台に、参列者の住所・氏名を記入してもらう芳名帳または芳名カード、記入に必要なペン、香典受けや名刺受けなどを用意しておきます。
また、会葬礼状や返礼品を参列者に渡しやすいよう、段ボールや袋などから出してセットし、準備しておきましょう。

参列者の迎え

参列者が訪れたら、受付係が遺族の代わりとして迎え「ご丁寧にありがとうございます。」などと弔問のお礼を伝えます。

香典の受け取り

あらかじめ、受付係の中で1人会計係を決めておきます。
参列者から香典をいただいたら、「お預かりいたします」と両手で受け取り一礼し、参列者が立ち去った後に会計係に渡すようにしましょう。もし香典袋に名字しか書かれていない場合は、下の名前を確認しフルネームがわかるようにしておくことが大切です。

香典の中身の金額を確認するかどうかは、喪主の要望を確認しておきます。葬儀中、遺族は席を離れることができないため、会計係に中身の確認や金額を記した名簿の作成を依頼する場合もあります。葬儀の後に御礼をしやすいように整理してあげましょう。

芳名帳や芳名カードへの記入依頼

お香典を受け取ったら、参列者に芳名帳または芳名カードへ記帳を依頼します。ここで記入してもらった住所に葬儀後の香典返しを送ることを想定して、下の名前や住所が詳しく記されているか確認しましょう。

会社関係の方には会社名も記入してもらうと、あとで遺族がわかりやすいでしょう。
芳名帳にあらかじめ通し番号をふっておき、受け取った香典袋に同じ番号を書くと、判別しやすくなります。金額が合わない……といったトラブルを避けるためにも手順を守ることが重要です。

参列者へ返礼品のお渡し

返礼品とは、会葬礼状を含めた改装御礼品や香典返しのことをいいます。
香典を受け取りお礼を伝えるのはもちろんのこと、お焼香などのお参りが済んだ後に会葬礼状を含めた改装御礼品や香典返しなどの返礼品を渡します。

葬儀の規模や予想する混雑具合によって、返礼品の引換券を渡しておき、帰り際に引換券を返礼品と交換する場合もあります。また、地域にもよりますが香典返しは後日に行うことが一般的になります。

葬儀会場への誘導

受付場所から葬儀会場までがわかりづらい場合は、持ち場を離れない範囲で受付係が会場について案内するケースもあります。

参列者の中には年配の方も多いので、手を引いたり足元の段差などに配慮したりしましょう。クロークがあればコートや貴重品以外の大きな荷物を預かることもあります。

また、葬儀開始時間前に来場された方には、受付を済ませたあと待合室へ案内します。

葬儀の受付係の役割について紹介しました。頼む側になったとき、頼まれる側になったとき、どちらの場合にも慌てずに対処できるよう、心に留めておきましょう。

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